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In meiner Arti­kel­serie Enga­gierte finden stelle ich Ideen vor, wie ihr neue Leute findet, die bei euch mitar­beiten. Dieser Artikel dreht sich um kurz­fris­tiges Enga­gement in Vereinen, Initia­tiven, Stif­tungen und anderen gemein­nüt­zigen Orga­ni­sa­tionen. In diesem Artikel gebe ich euch Tipps für die Zusam­men­arbeit mit Kurzzeit-Engagierten.

Über­blick über die Artikelserie

• Enga­gierte finden – Rollen­profile nutzen
• Enga­gierte finden – Die eigene Website
• Enga­gierte finden – Werbung machen
• Enga­gierte finden – Kurzzeit-Enga­gement für eure Orga­ni­sation planen
• Enga­gierte finden – Kurzzeit-Enga­gement anbieten: Tipps
• Enga­gierte finden – Werbung machen für das Kurzzeit-Engagement
• Website für poten­zielle Ehren­amt­liche nutzen: 11 inspi­rie­rende Beispiele
• Enga­gierte finden – Enga­gement zugäng­licher machen

Ansprech­partner in der Organisation

Sprecht euch in der Orga­ni­sation ab, wer der Ansprech­partner für den oder die Kurzzeit-Enga­gierten ist.

Arbeitet ihr ehren­amtlich? Bietet ihr häufiger Kurzzeit-Enga­gement an, kreiert einen neuen Posten, den Kurzzeit-Koor­di­nator. Überlegt, ob ihr genug Kapa­zi­täten habt, Kurzzeit-Enga­gierte zu betreuen. Dazu gehört, E‑Mails und Anfragen zu beant­worten, die Kurzzeit-Enga­gierten ihre Aufgaben zu erklären, bei Problemen als Ansprech­partner da zu sein. Bei wieder­keh­renden, einfachen Einsätzen im Team (z. B. Sortier­ak­tionen), solltet ihr jemanden einplanen, der die Einsätze als Orga­ni­sa­ti­onmit­glied begleitet.

Das sind die wich­tigsten Aufgaben bei wieder­keh­renden, einfachen Einsätzen. Je nachdem, welche Art von Kurzzeit-Enga­gement ihr anbietet, kommen noch mehr Aufgaben hinzu.

Antwortet recht­zeitig

Wer kümmert sich darum, wenn sich Menschen melden, die sich kurz­zeitig enga­gieren möchten? Wichtig ist, dass klar ist, wer zuständig ist.

Die Person bekommt keine Antwort oder wartet sehr lange? Ihr verpasst den Moment, in dem die Person besonders moti­viert ist, mitzu­machen. Die Moti­vation sinkt mit der Zeit, wenn ihr länger braucht, um euch zu melden. Viel­leicht hat die Person auch schon keine Zeit mehr, sich bei euch zu engagieren.

Zeigt, dass ihr zuver­lässig seid. Wer sich bei euch meldet, merkt, dass ihr eure Arbeit oder euer Enga­gement ernst nehmt. Ihr wollt wirklich einen Beitrag zu einer besseren Welt leisten. Wer sich bei euch meldet und schnell die wich­tigen Infos bekommt, ist auch moti­vierter, mitzu­ar­beiten. Denn er oder sie denkt, dass auch der kurze Einsatz bei euch einem guten Zweck dient, dass es einen Unter­schied macht, wenn er oder sie sich engagiert.

Recht­zeitige Kommu­ni­kation aller wich­tigen Infor­ma­tionen ist besonders beim Kurzzeit-Enga­gement sehr wichtig. Denn die Person kennt eure Orga­ni­sation kaum und es ist eine Chance, eine Beziehung zu ihr aufzu­bauen. Bei einer guten Erfahrung empfiehlt sie euch viel­leicht weiter oder enga­giert sich über einen längeren Zeitraum.

Wenn das Kurzzeit-Enga­gement zu einer frus­trie­renden Erfahrung wird, weil wichtige Infor­ma­tionen fehlen, kann das der Repu­tation eurer Orga­ni­sation schaden. Außerdem sinkt die Chance, dass sich diese Person oder Bekannte von ihr sich bei euch engagieren.

Erwar­tungen der Kurzzeit-Enga­gierten managen

Besprecht zu Beginn eines neuen Kurzzeit-Projektes, welche Infos für die Enga­gierten wichtig sind. Dazu gehört, die Erwar­tungen der Kurzzeit-Enga­gierten zu berück­sich­tigen. Gerade bei Projekten mit Kindern oder Tieren erwarten manche, dass sie direkten Kontakt zu den Kindern oder Tieren haben. (Oder eine andere Ziel­gruppe, über die sie viel­leicht mehr lernen wollen und weswegen sie sich enga­gieren.) Das ist aber oft nicht möglich, denn es handelt sich um vulnerable Gruppen, ihr müsst die Qualität der direkten Hilfe­leis­tungen sicher­stellen oder die direkte Arbeit mit der Ziel­gruppe eignet sich aus anderen Gründen nicht für kurz­zei­tiges Engagement.

Um frus­trie­renden Erfah­rungen vorzu­beugen, solltet ihr klar kommu­ni­zieren: Haben die Kurzzeit-Enga­gierten direkten Kontakt zu Hilfe-Empfängern / euren “Kunden” oder nicht? Warum sollten sie dennoch bei euch mitmachen? Einige sind enttäuscht und weniger moti­viert, wenn sie keinen Kontakt zur Ziel­gruppe haben. Mit zusätz­licher Infor­mation, warum ihr Mitwirken so wichtig ist, moti­viert ihr sie wieder. Wie wirken sie, wie wirkt ihr Handeln und was hat die Ziel­gruppe davon? Warum können sie nicht direkt mit der Ziel­gruppe arbeiten?

Versorgt die Teil­neh­menden mit allen wich­tigen Infos

Wichtige Infor­ma­tionen für eure Kurzzeit-Enga­gierten bei wieder­keh­renden, einfachen Einsätzen, Akti­ons­tagen mit einfachen Aufgaben oder Veranstaltungs-Einsätzen:

• Welche Voraus­set­zungen muss ich erfüllen? Muss ich eine bestimmte Beschei­nigung vorweisen z. B. Gesund­heits­zeugnis oder Führungszeugnis?
• Muss ich etwas bestimmtes können oder körperlich besonders fit sein?
• Was muss ich zum Einsatz mitbringen? Sollte ich bestimmte Kleidung anziehen (z. B. alte Kleidung für die Bastelaktionen)?
• Welche Aufgaben werden übernommen?
• Wie kann ich mich anmelden?
• Wie sieht die Begleitung durch die Orga­ni­sation aus? Ist jemand von der Orga­ni­sation bei dem Einsatz vor Ort?
• An wen kann ich mich wenden, wenn während des Einsatzes Probleme auftreten?
• Arbeitet die Enga­gierte direkt mit der Zielgruppe?
• Erhalte ich eine Beschei­nigung, z. B. wenn ich eine bestimmte Anzahl an Einsätzen leiste?
• Bin ich im Einsatz über die Orga­ni­sation versichert?

Bei Projekten mit fest­ge­legter Dauer:

• zusätzlich zu den Infor­ma­tionen oben: Wieviele Stunden und welcher Zeitraum ist für das Kurzzeit-Enga­gement vorgesehen?

Bei Produkten sollte gemeinsam mit dem Kurzzeit-Enga­gierten besprochen und entschieden werden. Hier handelt es sich stärker als bei den einfachen Einsätzen um einen gemein­samen Abstim­mungs­prozess, der unter anderem folgende Infor­ma­tionen klären soll:

• Wie und wann erhält die Enga­gierte das Briefing?
• Welche Funk­tionen wünscht sich die Orga­ni­sation bzw. wie viele Feedback-Schleifen / Entwürfe werden vereinbart?
• Wie sieht die Unter­stützung durch die Orga­ni­sation aus, z. B. Lieferung aller Texte bis zu einem bestimmten Datum?
• Bis wann wird das Feedback von der Orga­ni­sation vorliegen?

Erschaffen eines Produkts als Kurzzeit-Engagement

Ihr sucht jemanden für den nächsten Veranstaltungsflyer?

Entschei­dungen im Team?

Reflek­tiert eure Entschei­dungs­pro­zesse, bevor ihr einen Kurzzeit-Enga­gierten mit dem Veran­stal­tungs­flyer (oder eure Website, oder ein Plakat, oder ein Workshop-Konzept, oder …) beauftragt.

Wer entscheidet, wenn Entwürfe vorliegen? Bedenkt, dass demo­kra­tische Entschei­dungen bzw. Konsens­ent­schei­dungen im Team viel Zeit verschlingen können. Das eignet sich also vor allem nicht für jedes Detail, das an einem Entwurf geändert werden soll.

Wenn euer Enga­gierter lange auf die Entscheidung und Feedback zu einem Entwurf warten muss, kann das leicht eine frus­trie­rende Erfahrung werden. Außerdem hat der Enga­gierte euch viel­leicht sogar ein Zeit­fenster für ein Kurzzeit-Enga­gement gegeben. Durch verspä­tetes Feedback riskiert ihr, dieses Zeit­fenster zu verletzen. Der Enga­gierte ist entweder frus­triert und wird sich nicht wieder für euch enga­gieren oder bringt seine Arbeit nicht zuende, weil er keine Zeit mehr hat.

Ihr könnt das Feedback aus einer größeren Gruppe aus eurer Orga­ni­sation sammeln. Davor sollte aber klar sein, ob ein klei­neres Team entscheidet, welches Feedback an den Designer (oder anderen Kurzzeit-Enga­gierten, der euer Produkt erschafft) weiter­ge­geben wird. Sonst kann das zu Problemen in eurer Orga­ni­sation führen: Warum werden einige Ände­rungen einge­ar­beitet, andere aber nicht? Das gesamte Feedback kann ggf. nicht umge­setzt werden, weil es sich wider­spricht. Was macht ihr in dem Fall, wie führt ihr (schnell) eine Entscheidung herbei? Der Designer kann mit wider­sprüch­lichem Feedback schließlich nichts anfangen.

Stellt sicher, dass ihr schnelles und eindeu­tiges Feedback an den Krea­tiven geben könnt.

Arbeits­umfang vorab klären

Außerdem kann es proble­ma­tisch werden, wenn ihr ständig kleinere Ände­rungs­wünsche an den Designer gebt und derjenige ständig wieder neue Entwürfe umsetzen muss. Um das zu vermeiden, könnt ihr vorher fest­legen, wieviele Entwürfe euch der Kreative vorbe­reitet und wieviele Feedback-Schleifen er umsetzt. Funk­tio­niert eure Zusam­men­arbeit gut, wird er viel­leicht anbieten, noch weitere Ände­rungen anzu­bieten, etwa wenn ihr etwas Wich­tiges vergessen habt. So vermeidet ihr, dass der Ehren­amt­liche sich ausge­nutzt fühlt, weil er mit weniger Arbeit gerechnet hat.

Bei einer Website solltet ihr vorher grob klären, welche Funk­tionen ihr möchtet und welche vom Krea­tiven umge­setzt werden.

Aufga­ben­ver­teilung klären und Briefing vorbereiten

Klärt die Aufga­ben­ver­teilung bei euch im Team: Wer über­nimmt das Briefing, das Feedback an den Krea­tiven? Was ist das Ziel von eurem Produkt? Wie sollte euer Briefing aussehen?

Bei einer Beratungsleistung

Am wich­tigsten ist, dass ihr ein gemein­sames Ziel für die Beratung habt. Scheut euch nicht, im Team ausführlich über die Beratung und das Ziel zu sprechen: Viel Diskussion und die Kommu­ni­kation der unter­schied­lichen Team­mit­glieder und Projekt­gruppen stellt sicher, dass ihr dasselbe Ziel verfolgt und von unter­schied­lichen Bedeu­tungen und Defi­ni­tionen ausgeht. Was sind eure Fragen und Probleme, die ihr durch eure Beratung klären wollt? Wie soll die Beratung zu eurem Orga­ni­sa­ti­onsziel, zu eurer Mission beitragen?

Projekt­ab­schluss

Kommu­ni­ziert laufend zu eurem Projekt, damit schnell klar wird, wenn die vorge­sehene Zeit nicht reicht. Kommu­ni­ziert mit eurem Kurzzeit-Enga­gierten, wie sich das lösen lässt.

Für den Abschluss des Produkts solltet ihr ein Zerti­fikat / Bestä­tigung vorbe­reiten, die ihr dem Kurzzeit-Enga­gierten gebt. Zeigt ihr eure Aner­kennung und bedankt euch in der Bestä­tigung. Seid wert­schätzend, denn derjenige hat viel Zeit, Energie und Krea­ti­vität in euer Projekt gesteckt. Und das viel­leicht ohne so starkes und wert­schät­zendes Feedback zu erhalten, wie ihr, wenn ihr direkt mit eurer Ziel­gruppe zusammenarbeitet.

Nett ist es auch, posi­tives Feedback aus dem Team oder von euren Ziel­gruppen weiter­zu­geben oder zu kommu­ni­zieren, welchen Unter­schied die Leistung eures Kurrzeit-Enga­gierten für euch macht: (Das sollte selbst­ver­ständlich der Wahrheit entsprechen.)

” Liebe Lina, vielen Dank, dass du das Formular für unsere Website gestaltet hast. Das ist toll, jetzt geht der Anmel­de­prozess auf unserer Website so schnell! Wir bekommen positive Rück­mel­dungen von unseren Teil­neh­menden, das es jetzt viel einfacher geht.”

Sicher­stellen, dass die Ergeb­nisse genutzt werden

Besonders bei Kurzzeit-Enga­gierten ist es wichtig, dass die Ergeb­nisse ihrer Arbeit im Anschluss auch genutzt werden. Du bist schon länger als Ehren­amt­licher bei einer Orga­ni­sation? Dann iden­ti­fi­zierst du dich mit ihr, arbeitest mit anderen in einem Team. Ihr habt einmal etwas gemeinsam entworfen und merkt, dass ist doch nicht so das Richtige? Ihr entscheidet euch dagegen und probiert etwas neues aus. Die Arbeit war umsonst. Du ärgerst dich etwas, aber hast auch schon wieder neue Ideen, das Team ist echt toll und deswegen bleibst du dabei. Der nächste Entwurf ist auch schon viel besser.

Die Iden­ti­fi­kation mit der Orga­ni­sation über­schattet deinen Frust und positive Erfah­rungen machen diese negative vergessen oder zumindest weniger wichtig.

Anders bei Kurzzeit-Engagierten:

Eine Kurzzeit-Enga­gierte nutzt ihre Zeit, um ein Plakat für euch zu entwerfen. Sie enga­giert sich sonst nicht und ist mit vollem Eifer dabei. Das Plakat ist fertig, die Zusam­men­arbeit ist beendet. Das Plakat landet erstmal in der Schublade. Ihr nutzt es nicht. Die Enga­gierte ist enttäuscht, sie beschließt, sich nicht nochmal so für eine Orga­ni­sation zu enga­gieren. Dieser Fall ist etwas anderes: Die Iden­ti­fi­kation mit der Orga­ni­sation ist geringer, die Enga­gierte ist nicht so stark in die Orga­ni­sation integriert.

Fazit: Stellt sicher, dass die Ergeb­nisse genutzt werden. Das verhindert Enttäu­schungen der Enga­gierten. Ihr verhindert, dass die Enga­gierten ihren Freunden und Bekannten erzählen, dass sie sich umsonst für euch enga­giert haben.

Bei wieder­keh­renden Aktionen wie Aufräum­ak­tionen oder der Essens­ausgabe sind die Ergeb­nisse von vornerein klar und ihre Nutzung ist sowieso sicher­ge­stellt. Wich­tiger ist dieser Aspekt, wenn Menschen für euch Produkte herstellen oder euch beraten.

Überlegt: Wie könnt ihr im Team sicher­stellen, dass die Produkte genutzt werden oder die Ergeb­nisse der Beratung umge­setzt werden? Was tut ihr dafür? Dabei hilft auch die SWOT-Analyse, die ich euch bereits für die Planung von Kurzzeit-Enga­gement vorge­stellt habe. Denn ihr könnt Risiken auflisten, die dazu führen würden, dass ihr die Ergeb­nisse nicht nutzt.

Im nächsten Schritt überlegt ihr direkt, wie ihr diese Risiken verhindert oder mit ihnen umgeht, wenn sie eintreten.

Kurzzeit-Enga­gement wertschätzen

Händigt der Person auch bei kurzem Enga­gement ein kleines Zerti­fikat aus. Nicht bei jedem drei­stün­digen Einsatz, aber zum Beispiel, wenn jemand einen Flyer designt und dafür mehr Zeit inves­tiert. Bei kürzeren Einsätzen könnt ihr eine Stun­denzahl oder eine Einsatzzahl im Jahr fest­legen, ab der ihr Zerti­fikate ausstellt.

Das drückt eure Wert­schätzung aus und die Person kann es viel­leicht einmal gut gebrauchen – Für eine Bewerbung auf eine Stelle, ein Stipendium oder für ein Portfolio.

Legt dafür eine Vorlage an, zum Beispiel in einem Design­pro­gramm, Word oder im Tool Canva. Dann geht es nach dem Kurzzeit-Enga­gement schnell, die Vorlage auszu­füllen. Wenn ihr erst nach dem Projekt anfangt, euch um die Zerti­fikate zu kümmern, kann das schnell mal im opera­tiven Alltag eurer Orga­ni­sation unter­gehen. Also bereitet lieber gleich alles dafür vor, sodass es nur noch wenige Sekunden dauert. Und auch Personen, die norma­ler­weise nicht zuständig sind, die Zerti­fikate ausstellen können, falls euer Verant­wort­licher ausfällt.

Wert­schätzung beinhaltet neben einer formellen Wert­schätzung wie einem Zerti­fikat, dass ihr die Rück­meldung der Enga­gierten ernst nehmt. Nehmt euch Zeit für Feedback und stellt klar, dass ihr offen für Feedback seid. Nehmt das Feedback ernst und berück­sichtigt, ob ihr es umsetzen könnt oder wollt. Nehmt Probleme eurer Kurzzeit-Enga­gierten ernst und hört ihnen zu. Erklärt ggf. nochmal, warum sie nicht direkt mit der Ziel­gruppe arbeiten können.