Über diese Arti­kel­se­rie

Mitt­ler­weile sind fast jedem Enga­gier­ten Google Docs und doodle ein Begriff. Viele weitere Tools sind dage­gen weni­ger bekannt. Im Netz finden sich viele Tool­lis­ten, mit kosten­freien Tools, oft aber sind darun­ter Tools, die in der kosten­freien Basis­ver­sion so große Funk­ti­ons­ein­schrän­kun­gen haben, dass sie sich nicht mehr sinn­voll nutzen lassen. Daher stelle ich in meiner Arti­kel­se­rie Tools für den Non-Profit-Alltag viele nütz­li­che, kosten­frei (sinn­voll) nutz­bare Tools vor.

Das ist die rich­tige Arti­kel­se­rie für einen verreg­ne­ten Sonn­tag­nach­mit­tag, an dem du außer auf dem Sofa sitzen und Kaffee (wahl­weise Tee oder ein ande­res Getränk) nichts vorhast. Denn viele der Tools, gerade die aus dem grafi­schen Bereich, laden dazu ein, herum­zu­pro­bie­ren, auszu­tes­ten, der Krea­ti­vi­tät freien Lauf zu lassen. Wenn du nicht weißt, was du suchst, dich aber über neue Tools freust, bist du hier rich­tig.

Da es schon so viele tolle Beschrei­bun­gen & Videos zu den meis­ten Tools gibt, verzichte ich hier auf ausführ­li­che Erfah­rungs­be­richte. Statt­des­sen habe ich die Tools in Kate­go­rien sortiert und die Beschrei­bun­gen verlinkt.

Die Tools

Nach­rich­ten­ba­sierte Zusam­men­ar­beit

Slack

Slack ist ein Tool, dass die Team­kom­mu­ni­ka­tion im Verein erleich­tert. Zur Kommu­ni­ka­tion werden Chan­nels einge­rich­tet, zu denen wie bei Whats­ap­p­grup­pen Perso­nen hinzu­ge­fügt werden können. Viele Funk­tio­nen wie die Suche und das Hoch­la­den von Dateien helfen etwa bei der Planung von Sommer­fes­ten. In der Basis­ver­sion ist Slack kosten­frei. Dieses Video von erzähl davon gibt einen guten Einblick in Slack. Ihr könnt auch jede Menge andere Tools inte­grie­ren. Verknüpfe zum Beispiel Slack mit Trello: Im Slack-Chan­nel disku­tiert ihr im Team eine Entschei­dung, jeder kann seine Meinung kund­ge­ben. In Trello tragt ihr am Ende ein, welche Entschei­dung ihr getrof­fen habt und wer welche Aufga­ben über­nimmt. So können auch Perso­nen, die keine Zeit oder kein Inter­esse hatten, bei Slack mitzu­dis­ku­tie­ren, die Ergeb­nisse anse­hen.

Stride

Stride ist eine Alter­na­tive zu Slack. Die Basis­ver­sion ist für eine unbe­grenzte Nutzer­zahl, wie Slack, kosten­frei. Dieser Arti­kel zeigt die Vor- und Nach­teile von Stride. Auch bei Trello lassen sich viele andere Apps inte­grie­ren.

Sid

Sid ist eine weitere Alter­na­tive zur Kommu­ni­ka­tion im Team mit beson­ders hohem Daten­schutz. Die Nach­rich­ten werden verschlüs­selt gesen­det, darüber hinaus werden die Daten nicht in einer Cloud (also auf irgend­ei­nem Server), sondern auf den Gerä­ten des Teams gespei­chert. Dafür verfügt Sid zurzeit noch über einen sehr viel gerin­ge­ren Funk­ti­ons­um­fang als Slack oder Stride. Dieser Arti­kel stellt Sid vor. Auch Sid ist kosten­frei.

Listen-basierte Tools

produc­teev

In produc­teev können Projekte über To-Do-Listen orga­ni­siert werden. Alle Perso­nen, die z.B. in einem Verein aktiv sind, werden dem Network hinzu­ge­fügt. Inner­halb dieses Networks unter­schied­li­che Projekte, die jeweils aus einer To-Do-Liste bestehen. Die einzel­nen To-Do’s lassen sich mit Infor­ma­tio­nen verse­hen, etwa Dead­lines, Schlag­wör­tern (Labels), Prio­ri­tä­ten und Perso­nen, die für die Aufga­ben zustän­dig sind. Benach­rich­ti­gun­gen auf dem Smart­phone oder per E-Mail helfen, die Dead­lines nicht zu verges­sen. Nach diesen Infor­ma­tio­nen kann auch gesucht werden. Zum Beispiel ist das nütz­lich, wenn alle Aufga­ben einer Person an eine andere über­ge­ben werden sollen. Dieses Video stellt die Funk­tio­nen von produc­teev vor (auf Englisch). In dem Video ist noch eine begrenzte kosten­freie Nutzer­zahl ange­ge­ben, mitt­ler­weile umfasst die kosten­lose Version eine unbe­grenzte Nutzer­zahl.

Asana

asana ist ein weite­res Projekt­ma­nage­ment-Tool, welches auf Listen basiert. Aufga­ben können erstellt und Perso­nen zuge­teilt, Unter­auf­ga­ben hinzu­ge­fügt, Dead­lines einge­tra­gen und die Aufga­ben kommen­tiert werden. Der Upload von Dateien macht diese immer zu der rich­ti­gen Aufgabe verfüg­bar. Dieser Arti­kel stellt Asana vor. In der kosten­freien Version können aller­dings nur 15 Perso­nen an einem Projekt arbei­ten. Asana kann zum Beispiel für einen Redak­ti­ons­plan genutzt werden.

Trello

Trello ist ein Tool für Aufga­ben- und Projekt­ma­nage­ment. Die Aufga­ben sind auf Karten ange­ord­net, welche Perso­nen zuge­ord­net werden und in Spal­ten sortiert werden können. Weitere Funk­tio­nen sind u.a. Check­lis­ten, Kommen­tare und Datei­an­hänge. erzähl­da­von erklärt, wie sich Trello zum Beispiel für Redak­ti­ons­pläne nutzen lässt. Einen Einblick in die Funk­tio­nen gibt auch dieser Arti­kel. Trello ist in der Basis­ver­sion für unbe­grenzte Listen und Mitglie­der kosten­los.

Meis­ter­task

Meis­ter­task ist eine Alter­na­tive zu Trello. Die Daten liegen hier statt auf Servern in den USA auf Servern in Frank­furt. André Nünning­hoff hat Trello und Meis­ter­task vergli­chen. Ein Video von Jessica Ebert zeigt außer­dem die Funk­tio­nen von Meis­ter­task. Meis­ter­task ist für unli­mi­tierte Projekte, Aufga­ben und Projekt­mit­glie­der kosten­los.

Wunder­list

Auch in Wunder­list können To-Do-Listen erstellt und in Ordner grup­piert werden. Die Listen können mit ande­ren geteilt, die Aufga­ben Perso­nen zuge­wie­sen werden. Wunder­list zeich­net sich durch ein einfa­ches Design aus. Der Funk­ti­ons­um­fang ist gerin­ger als etwa der von produc­teev. Zum Beispiel können To-Do’s nur mit Stern­chen prio­ri­siert werden, und nicht in mehre­ren Stufen.

todoist

todoist bietet eben­falls die Möglich­keit, To-Do-Listen zu erstel­len. Lars Bobach zeigt, wie er todoist für seine persön­li­che Aufga­ben­ver­wal­tung nutzt. Für Teams ist todoist nur begrenzt verwend­bar, u. a. da nur 5 Perso­nen in der kosten­freien Version an einem Projekt arbei­ten können.

Projekt­ma­nage­ment-Unter­stüt­zer

Excel Projec­t­tem­plate Crea­tor

Projekt­ma­na­ger nutzen häufig Excel, etwa um GANTT-Charts zu erstel­len. Wer Tabel­len den hier vorge­stell­ten Projekt­man­ge­ment-Tools vorzieht, wird den Excel Projec­t­tem­plate Crea­tor lieben. Ein Tool zum Down­load, das nach Eingabe eines Projekt­na­men und der Projekt­lauf­zeit auto­ma­tisch einen Projekt­plan in Excel erstellt. Die viel­fäl­ti­gen Einstel­lun­gen, etwa die Wahl zwischen Tages-, Wochen- oder Monat­s­ka­len­der, schei­nen am Anfang etwas erschla­gend. Wer einen simp­len Projekt­plan möchte, in dem Aufga­ben, Subtasks, Lauf­zei­ten der Aufga­ben, Status und Fort­schritt einge­ge­ben und visua­li­siert werden, kann die Einstel­lun­gen aber erst einmal igno­rie­ren. Über­sicht­li­che, anspre­chende Excel-Tabel­len in kurzer Zeit: Ein prak­ti­sches Tool, gese­hen im Kultur­ma­nage­ment Blog.

Gemein­same Text­be­ar­bei­tung

ether­pad

ether­pad ist ein klei­nes Tool, welches die gemein­same und zeit­glei­che Arbeit an einem Doku­ment ermög­licht.

Was jetzt nutzen?

So viele Tools und noch keine Idee, was das Rich­tige ist? t3n hat verschie­dene Tools zu Projekt­ma­nage­ment und Aufga­ben­or­ga­ni­sa­tion vergli­chen. Und einen kurzen Über­blickt über 11 verschie­dene To-Do-Tools bietet auch suit­App. Beach­ten soll­tet ihr immer Daten­schutz-Aspekte, wenn ihr in digi­ta­len Tools kommu­ni­ziert. Was darf dort geteilt werden, welche Daten soll­tet ihr nicht über diese Tools verbrei­ten? Das muss im Team geklärt werden.

Wissens­ma­nage­ment

Wikis

In orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Wikis kann das Wissen der Mitar­bei­ten­den und Ehren­amt­li­chen gespei­chert werden. Dafür wird eine Wiki-Soft­ware und Webspace benö­tigt. Diese Liste zeigt kosten­lose Wiki-Soft­ware.

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Wenn du möchtest, kannst du einen Namen, eine Website und eine E-Mail-Adresse angeben. Diese Daten sowie dein Kommentar und das Datum werden solange gespeichert, bis du widersprichst.

Deine IP-Adresse wird nicht gespeichert. Mehr Informationen zum Datenschutz erhältst du in der Datenschutzerklärung: Zur Datenschutzerklärung