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In meiner Arti­kel­serie Enga­gierte finden stelle ich Ideen vor, wie ihr neue Leute findet, die bei euch mitar­beiten. Dieser Artikel dreht sich um kurz­fris­tiges Enga­gement in Vereinen, Initia­tiven, Stif­tungen und anderen gemein­nüt­zigen Organisationen.

Über­blick über die Artikelserie

• Enga­gierte finden – Rollen­profile nutzen
• Enga­gierte finden – Die eigene Website
• Enga­gierte finden – Werbung machen
• Enga­gierte finden – Kurzzeit-Enga­gement für eure Orga­ni­sation planen
• Enga­gierte finden – Kurzzeit-Enga­gement anbieten: Tipps
• Enga­gierte finden – Werbung machen für das Kurzzeit-Engagement
• Website für poten­zielle Ehren­amt­liche nutzen: 11 inspi­rie­rende Beispiele
• Enga­gierte finden – Enga­gement zugäng­licher machen

Kurzzeit- statt lang­fris­tiges Engagement

Bietet ihr bereits die Möglichkeit, dass Menschen sich nur kurze Zeit enga­gieren? Wenn nicht, habt ihr schon einmal darüber nachgedacht?

Indi­vi­duelle Gründe gegen lang­fris­tiges Engagement

Nicht jede und jeder hat einen Job mit festen Arbeits­zeiten. Ob im Schicht­dienst, durch viele Über­stunden oder als Selbst­stän­diger: Manche Menschen arbeiten häufig unter­schiedlich viele Stunden. Dazu über­nehmen viele Menschen andere Rollen und Aufgaben: Sie werden Eltern, pflegen Fami­li­en­an­ge­hörige oder unter­stützen Nachbarn, enga­gieren sich bereits in einem anderen Ehrenamt, etwa im Schul­verein, sind poli­tisch aktiv oder kümmern sich um Haus­tiere. Sie wechseln den Wohnort, gehen kurze Zeit ins Ausland, machen ein Prak­tikum in einer anderen Stadt oder brauchen einfach mal eine Pause zwischen­durch. Sie wissen noch gar nicht, wo sie in einigen Monaten leben und was sie dort tun werden. Sie möchten etwas Gutes tun, aber ihre Gesundheit lässt es nicht zu, dass sie Verant­wortung übernehmen.

Also: Gründe, warum sich Menschen nicht lang­fristig binden können oder möchten gibt es viele und sie sind ganz unter­schiedlich und individuell.

Durch kurz­fris­tiges Enga­gement bietet ihr ihnen die Möglichkeit, ein klar abge­grenztes Projekt mitzu­ge­stalten, was ein defi­niertes Ende hat. Wenn die Menschen danach weiter Lust haben, mitzu­wirken, können sie bei eurer “normalen Arbeit” einsteigen. Sonst können sie aber auch ohne eine große Erklärung und ohne schlechtes Gewissen aufhören – Denn ihr Einsatz und damit auch das Ende des Einsatzes war von vornerein nur auf kurze Zeit angelegt.

Ihr habt was zu bieten

Ihr habt einen Vorteil in der Hand, wenn ihr kurz­fris­tiges Enga­gement anbietet:

Es ist nicht so einfach, ein kurz­fris­tiges Enga­gement zu finden, selbst wenn man danach sucht. Ausnahmen sind Enga­gement-Platt­formen wie youvo.org und vostel.de. Aber wer sich nicht digital (wie bei youvo.org) enga­gieren will und nicht in einer vostel-Stadt wohnt, hat es schwerer. Etwas in der eigenen Stadt oder im Land­kreis zu finden, ist auf anderen Platt­formen selten. Außerdem sind die Platt­formen leider noch nicht überall bekannt.

Unbe­kannt ist oft auch die Möglichkeit, sich über­haupt nur für kurze Zeit und flexibel zu enga­gieren. Dabei bieten es viele Orga­ni­sa­tionen schon an.

Ihr habt schon eine Community vor Ort, die sich für eure Arbeit inter­es­siert, und diese über eure Kanäle verfolgt. Egal ob das die Pinnwand und der Flyer­ständer in eurem Mehr­ge­ne­ra­tio­nenhaus, der Instagram-Kanal oder der E‑Mail-News­letter ist. Indem ihr kurz­fris­tiges Enga­gement anbietet, erreicht ihr eine zusätz­liche Ziel­gruppe in eurer Community, die sich nicht binden kann oder will (und noch gar nicht wusste, dass sie sich enga­gieren will). Oder erstmal ins Enga­gement hinein­schnuppern möchte.

Wie kann kurz­fris­tiges Enga­gement aussehen?

Der Verein um die Ecke koope­riert für einige Monate mit einer Schule. In einem Schul­projekt können sich Schüler für Tier­schutz enga­gieren und ihre Talente und Inter­essen einbringen. Der Hobby-Designer erstellt für die Initiative für Vielfalt im Stadtteil einen schicken Flyer und ein Plakat und hat sich vorher gar nicht für die Initiative enga­giert. Die soziale Einrichtung veran­staltet regel­mäßig sonntags Sortier­ak­tionen, bei der die Sach­spenden durch unter­schied­liche Gruppen sortiert werden. Jedes Mal kommen andere Menschen, einige sind immer wieder dabei und freuen sich, sich wieder­zu­treffen und gleich­zeitig neue Leute kennenzulernen.

Du siehst: Es gibt viele verschiedene Möglich­keiten des kurz­zei­tigen Enga­ge­ments. Die verschie­denen Arten brauchen unter­schiedlich viele Ressourcen der Orga­ni­sation. Welche Arten kurz­zei­tigen Enga­ge­ments gibt es also?

Arten kurz­zei­tigen Engagements

1. Projekte mit fest­ge­legter Dauer von einigen Monaten, z. B. als Service Learning, oder etwa im Rahmen einer Veran­stal­tungs­reihe. Zum Beispiel führt ihr eine Reihe an Work­shops oder einer Themen- und Akti­ons­monat durch.
2. Produkte erstellen, z. B. einen Imagefilm, eine Broschüre oder andere kreative Leis­tungen, oder etwa die Konzeption eines Lern­spiels, der Bau eines Lehm­ofens. Dieses Enga­gement kann von einer Person (z. B. Broschüre erstellen), in einer Gruppe als Akti­onstag oder Akti­ons­woche oder durch verschiedene Einzel­leis­tungen durch­ge­führt werden.
3. Service- / Bera­tungs­leistung, durch Menschen, die sich gut auskennen, oder sogar in dem Feld beruflich tätig sind, als Pro-Bono-Leistung, z. B. Rechts­an­wälte oder Marketing-Fachleute
4. Akti­onstage, z. B. Akti­onstag Reno­vierung oder „Nacht­schicht“. Entweder enga­gieren sich Menschen mit bestimmten Kompe­tenzen, wie zum Beispiel Kreative bei der Nacht­schicht Hamburg. Oder es enga­gieren sich Gruppen, die einfache Aufgaben über­nehmen, durch Fach­kräfte ange­leitet werden oder unter denen sich auch einzelne Personen mit den benö­tigten Kompe­tenzen finden.
5. Wieder­keh­rende Einsätze, z. B. Sortier­ak­tionen, Essens­ausgabe, Aufräumen nach Café-Tag, die von verschie­denen Menschen ohne Quali­täts­verlust gemacht werden können, da kaum Einar­bei­tungszeit benötigt wird.
6. Mithilfe bei Veran­stal­tungen: Für einzelne Veran­stal­tungen werden Helfer gesucht, zum Beispiel für den Einlass, die Kinder­sta­tionen oder als Wegweiser.

Zusam­men­ge­fasst sehe ich drei grund­le­gende Arten kurz­zei­tigen Engagements:

Einfache, wieder­keh­rende Aufgaben, wech­selnde Engagierte

Grund­sätzlich gibt es somit einmal die Möglichkeit, dass immer wieder andere Ehren­amt­liche gemeinsam Aufgaben über­nehmen, für die sie wenig Kennt­nisse benö­tigen. Dadurch ist die Einar­bei­tungszeit minimal und die Aufgaben können schnell von jemandem anders über­nommen werden. Beispiele sind die Essens­ausgabe oder Sortier­ak­tionen, die regel­mäßig stattfinden.

Akti­onstage & Veranstaltungen

Gruppen oder Einzel­per­sonen helfen bei Akti­ons­tagen und Veran­stal­tungen. Dabei können bestimmte Kennt­nisse voraus­ge­setzt werden. Es kann sich auch um Aufgaben handeln, für die keine Vorkennt­nisse benötigt werden.

Einzel­per­sonen oder Gruppen, fester Projektzeitraum

Die dritte Möglichkeit ist, dass euch Menschen mit ihren Kennt­nissen für einen begrenzten Zeitraum unter­stützen. Dabei kann es sich um eine Schul­ko­ope­ration handeln: Schüler enga­gieren sich im Rahmen eines Projekts für ein Schul­halbjahr in eurer Orga­ni­sation. Oder eine Leistung bzw. das Erstellen eines Produkts: Jemand mit Design­kennt­nissen erstellt euch den Flyer für die nächste Veranstaltung.

Kurzzeit-Enga­gement planen

Zunächst einmal müsst ihr im Verein klären, ob kurz­fris­tiges Enga­gement bei euch grund­sätzlich möglich ist und ihr euch die Zusam­men­arbeit mit kurz­fristig Enga­gierten vorstellen könnt.

Welche Aufgaben fallen bei euch an?

Gibt es Aufgaben, die auch nur einmal oder wenige Male über­nommen werden können? Wenn ihr etwa Paten­schafts­pro­gramme anbietet, sind die Paten­schaften zum Beispiel weniger geeignet für kurz­fris­tiges Enga­gement. Gibt es noch eine andere Möglichkeit, euch zu unter­stützen? Zum Beispiel die Veran­stal­tungen des Paten­schafts­pro­gramms: Ihr sucht nach Leuten, die dort kleine Work­shops anbieten, bei größeren Veran­stal­tungen beim Catering, Aufbau etc. mithelfen. Oder auch nur eine Person, die einen Film über euer Programm dreht. Oder euch zur Entwicklung eurer Orga­ni­sation berät: Wie könnt ihr wachsen? Wie könnt ihr die Qualität eures Programms verbessern?

Orien­tiert euch bei den Aufgaben an den unter­schied­lichen Arten kurz­fris­tigen Enga­ge­ments: welche von diesen Arten könnt ihr anbieten, was macht für euch Sinn? Denkt daran, dass ihr Ressourcen einsetzt, um Kurzzeit-Enga­gierte zu finden. Das heißt, dass sich dieser Ressour­cen­einsatz auch lohnen sollte. Wieviel Arbeit ihr inves­tiert, kommt auf die Art des kurz­fris­tigen Einsatzes an und auf euer Projekt.

Benö­tigen die Enga­gierten für alle Aufgaben viel Einar­bei­tungszeit? Dann ist kurz­fris­tiges Enga­gement viel­leicht nicht das Richtige für eure Orga­ni­sation. Außerdem sollte euer Team eini­ger­maßen stabil sein bzw. einige Leute fest dabei und zuver­lässig sein, damit ihr einen festen Ansprech­partner für Kurzzeit-Enga­gierte habt.

Wie kann kurz­fris­tiges Enga­gement bei euch aussehen?

Über was solltet ihr euch also Gedanken machen?

• Welche Arten von Kurzzeit-Enga­gement können wir anbieten?
• Haben wir einfache Aufgaben, die Gruppen ohne Vorkennt­nisse an einzelnen Tagen erle­digen können?
• Gibt es Produkte, die einzelne Personen mit spezi­fi­schen Kennt­nissen herstellen können?
• Benö­tigen wir Beratung oder Unter­stützung durch Menschen mit bestimmten Kennt­nissen? Zum Beispiel ein Workshop-Konzept gemeinsam mit Ehren­amt­lichen entwi­ckeln oder eine Beratung für unsere Website
• Haben wir genug Ressourcen, um die Kurzzeit-Enga­gierten zu begleiten? Bedenkt, dass unter­schied­liche Arten von Kurzzeit-Enga­gement unter­schiedlich viele Ressourcen benö­tigen. Eine Schul­ko­ope­ration aufzu­bauen und die Schüler zu begleiten braucht sehr viele Ressourcen. Einen einma­ligen Akti­onstag zu veran­stalten, braucht weit weniger Ressourcen. Die Werbung ist für einen einma­ligen Akti­onstag jedoch besonders wichtig, denn bisher wissen die Menschen nicht, dass ihr solche Akti­onstage durchführt.
• Haben wir jemanden, der als zuver­läs­siger Ansprech­partner zur Verfügung steht? (Und möglichst eine zuver­lässige Vertretung?)
• Wie kommen wir zu Entschei­dungen, wenn es um Produkte wie Flyer oder einen Image-Film geht? Wer trifft die Entschei­dungen? Wie stellen wir sicher, dass die Kurzzeit-Enga­gierten schnell mit einer Rück­meldung zu Entwürfen von uns rechnen können?
• Wie moti­vieren wir die Enga­gierten? Wie zeigen wir, was sie geleistet haben? Wie danken wir ihnen? Wer kümmert sich um Zerti­fikate oder Teil­neh­mer­be­stä­ti­gungen? Wie zeigen wir auch bei einfachen Aufgaben, wie die zu unserer Mission, zu unseren Zielen beitragen?

Risiken und Chancen von Kurzzeit-Engagement

Um Kurzzeit-Enga­gement zu planen, eignet sich eine SWOT-Analyse. Das klingt kompli­ziert und nach viel Arbeit, aber diese Analyse könnt ihr auch schnell in eine Team­sitzung integrieren.

Warum eine SWOT-Analyse machen?

Sie gibt euch die nötige Struktur, umfest­zu­stellen, ob Kurzzeit-Enga­gement für euch machbar ist und mit welchen Heraus­for­de­rungen ihr rechnet.

Ihr stellt fest, ob Kurzzeit-Enga­gement für eure Orga­ni­sation das Richtige ist und was ihr machen könnt, wenn etwas nicht optimal läuft. Da ihr im Vornerein mögliche Probleme iden­ti­fi­ziert, könnt ihr gleich grobe Schritte fest­legen, wie ihr zur Problem­lösung vorgeht. Tritt dann ein Problem auf, steht ihr nicht vor Ratlo­sigkeit, sondern habt schon einen groben Plan, wie ihr das Problem löst.

Die Beziehung ist, finde ich, bei Kurzzeit-Enga­gierten genauso wichtig wie bei Langzeit-Enga­gierten: Kommu­ni­ka­ti­ons­pro­bleme oder Schwie­rig­keiten in der Zusam­men­arbeit wirken sich direkt auf die Moti­vation aus, sich bei euch, oder über­haupt, zu enga­gieren. Bei euren lang­fris­tigen Mitar­beitern federt die hohe Bindung zu eurer Orga­ni­sation manche Probleme ab. Die hören nicht so schnell auf, sondern machen erstmal weiter. Wenn es dann nach einiger Zeit wieder besser läuft, sind sie immer noch dabei und wieder moti­vierter. Bei Kurzzeit-Enga­gierten wird der Frust dagegen eher nicht durch die Bindung zur Orga­ni­sation abge­federt. So habe ich es erlebt, aber Menschen und Situa­tionen sind natürlich unter­schiedlich und damit auch Erfahrungen :).

SWOT-Analyse durch­führen

Zurück zur SWOT-Analyse. Was ist das eigentlich?

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weak­nesses (Schwächen), Oppor­tu­nities (Chancen) und Threats (Risiken).

So geht ihr vor:

Zeichnet ein Kreuz auf ein Blatt Papier. Schreibt „Stärken“, „Schwächen“, „Chancen“ und „Risiken“ in die verschie­denen Ecken. Überlegt im Team:

• Welche Vorteile/ Stärken (Strengthes) habt ihr, wenn ihr Kurzzeit-Enga­gement anbietet? Was ist bereits möglich? Welche Gruppen, die mit eurer Orga­ni­sation zu tun haben, könnt ihr für ein Kurzzeit-Enga­gement aktivieren?
• Welche Nach­teile / Schwächen (Weak­nesses) habt ihr als Orga­ni­sation? Gibt es lange Entschei­dungswege, könnt ihr Enga­gierten bestimmte Ressourcen nicht bereit­stellen, die sie für die Arbeit benö­tigen? Seid ihr noch relativ unbe­kannt in eurem Ort? Können die Akti­onstage nur unter der Woche statt­finden, wenn etwa Berufs­tätige keine Zeit haben?
• Was sind die Chancen (Oppor­tu­nities) für eure Orga­ni­sation? Was erhofft ihr euch vom Kurzzeit-Enga­gement? Welche Probleme kann Kurzzeit-Enga­gement bei euch lösen? Könnt ihr bekannter werden, mehr Menschen in eure Arbeit einbinden und so zeigen, was ihr tolles macht? Wie könnt ihr, wie können die Kurzzeit-Enga­gierten von eurer Zusam­men­arbeit profitieren?
• Was sind die Risiken (Threats) für eure Orga­ni­sation? Welche Probleme können auftreten: In der Zusam­men­arbeit mit Kurzzeit-Enga­gierten, mit Klienten, mit anderen Ehren­amt­lichen? Was, wenn ihr nicht genügend Menschen findet, wer kann diese Aufgaben über­nehmen? Was ist, wenn der Ansprech­partner ausfällt? Was macht ihr, wenn die Enga­gierten nicht so moti­viert sind? In welchen Fällen könnt ihr die Ergeb­nisse vom Kurzzeit-Enga­gement nicht nutzen? Was, wenn es ein Problem zwischen den Kurzzeit-Enga­gierten gibt? Die Begleitung von Enga­gierten ist besonders wichtig, wenn ihr etwa mit Schü­ler­gruppen arbeitet. Welche Risiken gibt es, wenn ihr mit ihnen zusammenarbeitet?

Was euch einfällt, tragt ihr auf dem Papier in die entspre­chenden Ecken ein. Besonders die Risiken solltet ihr euch noch einmal ansehen: Welche Risiken sind besonders wichtig, wo ist die Wahr­schein­lichkeit hoch, dass ein Risiko eintritt? Für diese Risiken könnt ihr euch jeweils einen ersten Schritt-für-Schritt-Plan über­legen, wie ihr im jewei­ligen Fall vorgeht. Dann habt ihr für die Praxis gleich einen Plan, wie ihr mit Risiken umgeht. Hilf­reich ist, wenn klar ist, wer für welche Schritte zuständig ist. Zum Beispiel: “Wenn wir nicht genügend Leute für dieses Event finden, dann kümmert sich Wiebke darum, gezielt Menschen aus dem Umfeld unseres Vereins zu fragen.”

Wie geht es weiter?

In den nächsten Artikeln der Arti­kel­serie Enga­gierte finden schreibe ich weiter über Kurzzeit-Enga­gement. Die nächsten Male wird es sich um Werbung für Kurzzeit-Enga­gement und Tipps für die Zusam­men­arbeit mit Kurzzeit-Enga­gierten drehen.

Bis dahin: Viel Spaß beim Planen eures Kurzzeit-Enga­ge­ments. Oder habt ihr entschieden, dass Kurzzeit-Enga­gement nicht das Richtige für eure Orga­ni­sation ist? Ich freue mich über Kommentare mit euren Erfah­rungen und Tipps.