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Ob du als PR-Referent in einer Stiftung tätig bist oder die Öffent­lich­keits­arbeit für deinen Verein nur eine deiner vielen Aufgaben ist: Häufig ist die Zeit für Content-Kreation und allgemein für die Öffent­lich­keits­arbeit knapp. In diesem Artikel findest du Tipps, wie du mit wenig Zeit Content kreierst, Print­pro­dukte gestaltest und andere Maßnahmen der Öffent­lich­keits­arbeit umsetzt.

Tipp 1: Themen und Ideen immer an einem Ort notieren

Wenn es gerade besonders viel zu tun gibt, fällt die Social-Media-Arbeit manchmal flach. Es kostet zu viel Zeit, sich Gedanken über die Inhalte zu machen und sich um die grafische Aufbe­reitung zu kümmern. Auch andere Projekte nehmen mehr Zeit in Anspruch, wenn du zuerst einmal die Brain­storming-Maschine anwerfen musst. Hast du dagegen schon Ideen in der Hinterhand für die neue Website oder das neue Jahres­pro­gramm fällt der Start deutlich leichter. 

Da hilft es, wenn du schon Ideen gesammelt hast und nicht lange nach ihnen suchen musst. Lege dir also für arbeits­reiche Zeiten einen Ideen­speicher an. Ich nutze z. B. OneNote, aber auch andere Notiz­pro­gramme wie Evernote eignen sich gut. So kannst du in deinen Notizen suchen und mithilfe von Seiten­struk­turen und unter­schied­lichen Notiz­bü­chern Ordnung halten. 

Sortiere die Notizen nach den Themen, nach denen du suchst. Also zum Beispiel nach konkreten Ideen für bestimmte Kanäle und Projekte: Neue Website, Flyer, Plakate mit dem Kulturtipp des Monats, Social Media und so weiter. Welche Ideen und gesam­melten Inhalte dir weiterhelfen:

• Themen, die deine Orga­ni­sation bear­beitet, Projekte deiner Orga­ni­sation: So kannst du schnell durch­sehen, wozu du mal wieder Inhalte erstellen könntest. Wer als Inter­view­partner einmal inter­essant sein könnte. 
• Konkrete Ideen für den nächstem Flyer, das nächste Plakat, Social Media etc.
• Allge­meine Content-Ideen, die sich für verschiedene Formate eignen
• Kommu­ni­ka­ti­ons­an­lässe, zu denen du kommu­ni­zieren kannst, z. B. Geburtstage von Projekten, Jahrestage, etc.
• Liste, mit Arten von Aufhängern du für die Kommu­ni­kation verwenden kannst: Zum Beispiel habe ich mir für einen E‑Mail-News­letter notiert, welche Aufhänger ich für die Einleitung im News­letter verwenden kann. Das sind weniger konkrete Themen, sondern eher allge­meine Über­themen: Ich überlege dann, ob ich mich auf die aktuelle Jahreszeit, auf ein aktu­elles Ereignis, auf einen Gedenk-/Akti­onstag, auf ein Zitat beziehe oder gleich in der Einleitung ein bestimmtes Thema aus dem News­letter aufgreife. So kann ich diese Über­themen nach­ein­ander durch­sehen und über­legen, welche Art von Aufhänger diesmal gut passt. 
• Content-Formate: Du kannst dir auch eine Liste mit Content-Formaten machen, die du in Social Media einsetzt. Zum Beispiel Info­gra­fiken, Zitate oder poli­tische Forde­rungen, mobile Video. Dazu kommen viel­leicht Formate, die du für deine Orga­ni­sation geschaffen hast, so etwas wie „Frag den Sozi­al­ar­beiter“ oder „Naturquiz-Saturday“. Bist du dann auf der Suche nach einer Content-Idee, kannst du dir ein Format aussuchen und mit einem eurer Kern­themen verbinden. So schaffst du Abwechslung. 

Tipp 2: Vorlagen erstellen

Vorlagen helfen dir besonders für Social Media. Erstelle dir eine Reihe abwechs­lungs­reicher Grafiken im Branding deiner Orga­ni­sation. So kreierst du viel schneller Content, der dann auch sicher zu deiner Orga­ni­sation passt. 

Vorlagen erstellen für verschiedene Zwecke, evtl. Canva nutzen, weil schneller als Photoshop und Magic Cut, oder bei Photoshop Custom Zuschneide-Dinger nutzen oder die vorhan­denen -> wenn man eine neue Version hat, bei der alten geht es nicht?

Tipp 3: Canva for Nonprofits

Mit einer älteren Photoshop-Version kann allein das Spei­chern der abge­än­derten Vorlage einer Social-Media-Grafik mehrere Minuten dauern. In Canva dagegen habe ich in der Zeit schon eine komplett neue Grafik gestaltet. Canva lohnt sich besonders, wenn Photoshop und co bei dir eher langsam sind, und du schnell Social-Media-Grafiken gestalten willst. Mit Canva hast du im Hand­um­drehen die Vorlagen ange­passt und als Bild­datei herun­ter­ge­laden. Die Vorlage dupli­zieren, den Text ändern, Grafik down­loaden: Das geht wirklich ratzfatz. Auch andere Grafiken, z. B. Info­gra­fiken oder Website-Grafiken kannst du dort schnell erstellen.

Mit der kosten­losen Canva-Variante für Nonprofit-Orga­ni­sa­tionen hast du Zugriff auf die Funktion Magic Resize. Mit wenigen Klicks schneidest du die Grafik auf verschiedene Größen zurecht, etwa wenn du unter­schied­liche Formate für den News­letter, die Website und Instagram nutzen möchtest. Du kannst danach die Elemente noch für die zuge­schnit­tenen Grafiken indi­vi­duell anpassen, sodass alle Formate gut aussehen. Wie lang das dagegen mit einer alten Version CS-Version von Photoshop dauert, die manche Nonprofit-Orga­ni­sa­tionen aus Kosten­gründen verwenden…

Also: Kenne deine Tools. Wenn du zum Beispiel die Affinity-Programme nutzt, kannst du globale Farben in den Grafiken verwenden. Wenn du dann Icons und co anpassen willst, lassen sich die Farben sehr schnell ändern. In den Adobe-Produkten brauchst du das nicht extra einstellen. 

Tipp 4: Icons und Grafiken gut sortiert sammeln

Sortiere Icons und Grafiken sinnvoll, also nach den Kriterien, nach denen du auch suchst. Etwa nach den Fach­themen deiner Orga­ni­sation und einigen allge­mei­neren Themen, die du häufig verwendest. Für das System kannst du über­legen, welche Themen du beispiels­weise häufig in Stockfoto-Daten­banken suchst. Nach diesen kannst du deine Fotos, Icons und andere Grafiken sortieren. 

Erstellst du Info­gra­fiken? Erstelle und sammle Icons, die du dafür häufig verwendest. Häufig braucht man z. B. Icons für Menschen (oder Tiere, wenn du im Natur­schutz unterwegs bist) und Icons zu einzelnen Fach­themen der eigenen Orga­ni­sation. Wenn du diese Icons zentral in einer Datei oder einem Ordner sammelst und gut benennst, kannst du schnell neue Info­gra­fiken zu aktu­ellen Zahlen zusam­men­stellen. Wenn du dann neue Icons erstellst, die du even­tuell wieder­ver­wenden kannst, ergänze sie in dem Ordner. Dann besteht das Grafik-Erstellen zu einem großen Teil aus Drag-und-Drop, etwas Ausrichten und Nachjustieren. 

Tipp 5: Freie Zeit­slots effektiv nutzen

Nutze freie Zeit­slots effektiv. Was kannst du in diesen Zeit­slots machen? 

• Batching: Produ­ziere gleich mehr Content oder Grafiken auf einmal, die du später nutzen kannst. Mehr zum Batching findest du bei erzähl davon.
• Foto-Recherche: Verwendest du viele Fotos aus kosten­losen Stock­da­ten­banken? Anders als bei profes­sio­nellen Stock­da­ten­banken ist es oft nicht ganz so einfach, passende Bilder zu finden. Die Bilder sind einfach nicht so gut verschlag­wortet und es gibt kaum Such­ein­stel­lungen. In freien Zeiten kannst du (oder deine Werk­stu­dentin oder dein Prak­tikant) in den Daten­banken nach Bildern suchen. Indem ich zum Beispiel öfter einfach durch die neuen Fotos in Stock­da­ten­banken scrolle und bei passenden Fotos gleich alle oder eine große Menge der Fotos des jewei­ligen Foto­grafen durchsehe, finde ich häufig Bilder, die nicht in den Such­ergeb­nissen zu den passenden Schlag­wörtern waren. Außerdem weiß ich, zu welchen Themen ich später Bilder gebrauchen kann. Durch meine Stra­tegie sehe ich auch immer wieder Bilder, bei denen ich mir denke “oh ja, stimmt, das lässt sich auch so visua­li­sieren”. Die gefun­denen Fotos spei­chere ich gut sortiert und mit Hinweisen auf die Quelle ab, um sie später zu nutzen. 
• Fotos sortieren & Bilder­rechte ergänzen: Sortiere die Fotos, die die Orga­ni­sation schon hat. Sortiere möglichst nach Themen, die du auch suchen würdest. Wenn du nur das jeweilige Datum und einen Begriff zu der Veran­staltung als Ordner­namen angibst, findest du später nichts wieder, solange du nicht schon eine bestimmte Fotoreihe im Auge hast. Aus thema­ti­schen Ordnern etwa zu „Kinder und Jugend­liche“, „Sport­ver­an­stal­tungen“ und „Veran­stal­tungs­räume“ kannst du dir dagegen später passende Bilder für dein aktu­elles Projekt suchen. In den thema­ti­schen Ordnern kannst du Ordner mit den einzelnen Foto­serien erstellen. Erstelle Text­da­teien in diesen Ordnern, in denen du die Foto­rechte und den Foto­grafen benennst. Natürlich ist eine Bild­ma­nagement-Software um einiges komfor­tabler, aber die Auswahl und das Einpflegen etwa von Schlag­worten kostet auch wieder Zeit. Indem du alle Ordner mit Hinweisen auf die Bild­rechte versiehst, kann auch dein Prak­tikant oder deine Vertretung erkennen, welche Bilder wie genutzt werden können. Dann fällt bei deiner Abwe­senheit nicht gleich die Öffent­lich­keits­arbeit flach und du musst nicht dauernd Fragen zu den Bild­rechten beantworten. 

Tipp 6: Univer­selle und leicht abän­derbare Grafiken, Icons, Illus­tra­tionen erstellen

Wenn du selbst Icons und Illus­tra­tionen erstellen kannst, erstelle Grafiken zu Themen, die du häufig benö­tigst. Schaffe über­sicht­liche Dateien, sodass du die Grafiken schnell abändern kannst. Möchtest du lernen, Vektor­gra­fiken zu designen? In meinem Artikel Grafik­design lernen für Nonprofits gebe ich dir Tipps, wo und wie du das lernst – so habe ich auch gelernt, Info­gra­fiken und andere Vektor­gra­fiken zu erstellen. 

Tipp 7: Kalender für Feiertage und Kommu­ni­ka­ti­ons­an­lässe nutzen und mit eigenen Anlässen ergänzen

Kalender mit Feier- und Gedenk­tagen helfen dir, schnell Aufhänger für deine Kommu­ni­kation zu finden. Erzähl davon hat ein umfang­reiches Trello-Board mit Terminen für 2020 erstellt, einen Redak­ti­onska­lender als Excel-Tabelle, der auch viele Feier- und Gedenktage beinhaltet, findest du bei t3n. Zusätzlich kannst du dort die Kommu­ni­ka­ti­ons­an­lässe deiner Orga­ni­sation eintragen, z. B. den Start eines neuen Stipendien-Programms oder das Jubiläum deiner Organisation. 

Tipp 8: Check­listen für wieder­ho­lende Aufgaben erstellen

Wenn es schnell gehen muss, über­sieht man schnell mal Recht­schreib­fehler, vergisst, die Links im News­letter abzu­ändern, oder den Termin für die Veran­staltung zu aktua­li­sieren. Mir helfen Check­listen dabei, nichts zu vergessen. Ich habe etwa eine Check­liste für einen News­letter, die ich vor jedem Versand einmal schnell durchgehe. Ich denke so daran, alle Links zu checken, sowohl die im Text als auch die Bild-Links, und prüfe auch wirklich jeden Text nochmal. Ohne die Check­liste würden ich Fehler auf jeden Fall öfter über­sehen. Check­listen helfen für Korrek­turen des News­letters vor dem Versand, für Plakate, Flyer und andere Print­pro­dukte (Habe ich auch wirklich alle Termine, Titel und Preise aktua­li­siert?) und eigentlich alles, was du häufiger machst und vor dem Versand oder der Druck­legung nochmal checken willst. Das hilft besonders, wenn es schnell gehen muss, du froh bist, dass du die Inhalte fertig gestellt hast und du in Gedanken schon bei dem nächsten Produkt bist. 

Tipp 9: Flyer und andere Print­pro­duk­tionen (nach Such­kri­terien) gut sortieren

Genau wie bei Bilder und Grafiken empfiehlt es sich, Flyer und andere Print­pro­dukte, die du gestaltest, sinnvoll zu sortieren. Frage dich, nach was du später suchst. Etwa nach Flyern zu einer einzelnen Veran­staltung, Flyer mit Veran­stal­tungs­über­sichten über mehrere Monate und beson­deren Print­pro­dukten wie Post­karten oder Plakaten. Steht ein neues Print­produkt an, kannst du auf diese Vorlagen zurück­greifen und musst nicht unbe­dingt ganz neu starten. Lege die Dateien also so ab, dass du schnell weißt, welche Layouts sich für deinen neuen Flyer eignen. 

Tipp 10: Wissen, wie du an Ideen kommst

Brain­storming nimmt Zeit in Anspruch. Du solltest wissen, wie du vorgehen kannst, um Ideen zu gene­rieren. Ob für Texte, Layout oder Illus­tra­tionen: Ein Swipe-File hilft dir dabei, auf neue Ideen zu kommen. In meinen Artikeln Krea­ti­vität im Marketing: Ideen­speicher und 5 Tipps für Social-Media-Inspi­ra­tionen findest du Tipps, wie du auf neue Ideen für die Öffent­lich­keits­arbeit kommst. 

Lege dir doch eine Sammel­mappe mit guten Flyern und Plakaten an, auf die du beim Layouten zurück­greifen kannst. Mir hilft das immer sehr dabei, Ideen für verschiedene Layouts zu bekommen. 

Um Slogans fürs Marketing zu entwerfen oder generell neue Ideen zu gene­rieren, helfen Krea­ti­vi­täts­tech­niken. Link­tipps zu Krea­ti­vi­täts­tech­niken findest du in diesem Artikel.

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