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Über diese Artikelserie

Mitt­ler­weile sind fast jedem Enga­gierten Google Docs und doodle ein Begriff. Viele weitere Tools sind dagegen weniger bekannt. Im Netz finden sich viele Tool­listen, mit kosten­freien Tools, oft aber sind darunter Tools, die in der kosten­freien Basis­version so große Funk­ti­ons­ein­schrän­kungen haben, dass sie sich nicht mehr sinnvoll nutzen lassen. Daher stelle ich in meiner Arti­kel­serie Tools für den Non-Profit-Alltag viele nütz­liche, kostenfrei (sinnvoll) nutzbare Tools vor.

Das ist die richtige Arti­kel­serie für einen verreg­neten Sonn­tag­nach­mittag, an dem du außer auf dem Sofa sitzen und Kaffee (wahl­weise Tee oder ein anderes Getränk) nichts vorhast. Denn viele der Tools, gerade die aus dem grafi­schen Bereich, laden dazu ein, herum­zu­pro­bieren, auszu­testen, der Krea­ti­vität freien Lauf zu lassen. Wenn du nicht weißt, was du suchst, dich aber über neue Tools freust, bist du hier richtig.

Da es schon so viele tolle Beschrei­bungen & Videos zu den meisten Tools gibt, verzichte ich hier auf ausführ­liche Erfah­rungs­be­richte. Statt­dessen habe ich die Tools in Kate­gorien sortiert und die Beschrei­bungen verlinkt.

Die Tools

Nach­rich­ten­ba­sierte Zusammenarbeit

Slack

Slack ist ein Tool, dass die Team­kom­mu­ni­kation im Verein erleichtert. Zur Kommu­ni­kation werden Channels einge­richtet, zu denen wie bei Whats­ap­p­gruppen Personen hinzu­gefügt werden können. Viele Funk­tionen wie die Suche und das Hoch­laden von Dateien helfen etwa bei der Planung von Sommer­festen. In der Basis­version ist Slack kostenfrei. Dieses Video von erzähl davon gibt einen guten Einblick in Slack. Ihr könnt auch jede Menge andere Tools inte­grieren. Verknüpfe zum Beispiel Slack mit Trello: Im Slack-Channel disku­tiert ihr im Team eine Entscheidung, jeder kann seine Meinung kund­geben. In Trello tragt ihr am Ende ein, welche Entscheidung ihr getroffen habt und wer welche Aufgaben über­nimmt. So können auch Personen, die keine Zeit oder kein Interesse hatten, bei Slack mitzu­dis­ku­tieren, die Ergeb­nisse ansehen.

Stride

Stride ist eine Alter­native zu Slack. Die Basis­version ist für eine unbe­grenzte Nutzerzahl, wie Slack, kostenfrei. Dieser Artikel zeigt die Vor- und Nach­teile von Stride. Auch bei Trello lassen sich viele andere Apps integrieren.

Sid

Sid ist eine weitere Alter­native zur Kommu­ni­kation im Team mit besonders hohem Daten­schutz. Die Nach­richten werden verschlüsselt gesendet, darüber hinaus werden die Daten nicht in einer Cloud (also auf irgend­einem Server), sondern auf den Geräten des Teams gespei­chert. Dafür verfügt Sid zurzeit noch über einen sehr viel gerin­geren Funk­ti­ons­umfang als Slack oder Stride. Dieser Artikel stellt Sid vor. Auch Sid ist kostenfrei.

Listen-basierte Tools

producteev

In producteev können Projekte über To-Do-Listen orga­ni­siert werden. Alle Personen, die z.B. in einem Verein aktiv sind, werden dem Network hinzu­gefügt. Innerhalb dieses Networks unter­schied­liche Projekte, die jeweils aus einer To-Do-Liste bestehen. Die einzelnen To-Do’s lassen sich mit Infor­ma­tionen versehen, etwa Dead­lines, Schlag­wörtern (Labels), Prio­ri­täten und Personen, die für die Aufgaben zuständig sind. Benach­rich­ti­gungen auf dem Smart­phone oder per E‑Mail helfen, die Dead­lines nicht zu vergessen. Nach diesen Infor­ma­tionen kann auch gesucht werden. Zum Beispiel ist das nützlich, wenn alle Aufgaben einer Person an eine andere über­geben werden sollen. Dieses Video stellt die Funk­tionen von producteev vor (auf Englisch). In dem Video ist noch eine begrenzte kosten­freie Nutzerzahl ange­geben, mitt­ler­weile umfasst die kostenlose Version eine unbe­grenzte Nutzerzahl.

Asana

asana ist ein weiteres Projekt­ma­nagement-Tool, welches auf Listen basiert. Aufgaben können erstellt und Personen zuge­teilt, Unter­auf­gaben hinzu­gefügt, Dead­lines einge­tragen und die Aufgaben kommen­tiert werden. Der Upload von Dateien macht diese immer zu der rich­tigen Aufgabe verfügbar. Dieser Artikel stellt Asana vor. In der kosten­freien Version können aller­dings nur 15 Personen an einem Projekt arbeiten. Asana kann zum Beispiel für einen Redak­ti­onsplan genutzt werden.

Trello

Trello ist ein Tool für Aufgaben- und Projekt­ma­nagement. Die Aufgaben sind auf Karten ange­ordnet, welche Personen zuge­ordnet werden und in Spalten sortiert werden können. Weitere Funk­tionen sind u.a. Check­listen, Kommentare und Datei­an­hänge. erzähl­davon erklärt, wie sich Trello zum Beispiel für Redak­ti­ons­pläne nutzen lässt. Einen Einblick in die Funk­tionen gibt auch dieser Artikel. Trello ist in der Basis­version für unbe­grenzte Listen und Mitglieder kostenlos.

Meis­tertask

Meis­tertask ist eine Alter­native zu Trello. Die Daten liegen hier statt auf Servern in den USA auf Servern in Frankfurt.  Sieh dir diesen Vergleich von Trello und Meis­tertask an. Ein Video von Jessica Ebert zeigt außerdem die Funk­tionen von Meis­tertask. Meis­tertask ist für unli­mi­tierte Projekte, Aufgaben und Projekt­mit­glieder kostenlos.

Wunderlist

Auch in Wunderlist können To-Do-Listen erstellt und in Ordner grup­piert werden. Die Listen können mit anderen geteilt, die Aufgaben Personen zuge­wiesen werden. Wunderlist zeichnet sich durch ein einfaches Design aus. Der Funk­ti­ons­umfang ist geringer als etwa der von producteev. Zum Beispiel können To-Do’s nur mit Sternchen prio­ri­siert werden, und nicht in mehreren Stufen.

todoist

todoist bietet eben­falls die Möglichkeit, To-Do-Listen zu erstellen. Lars Bobach zeigt, wie er todoist für seine persön­liche Aufga­ben­ver­waltung nutzt. Für Teams ist todoist nur begrenzt verwendbar, u. a. da nur 5 Personen in der kosten­freien Version an einem Projekt arbeiten können.

Projekt­ma­nagement-Unter­stützer

Excel Project­tem­plate Creator

Projekt­ma­nager nutzen häufig Excel, etwa um GANTT-Charts zu erstellen. Wer Tabellen den hier vorge­stellten Projekt­man­gement-Tools vorzieht, wird den Excel Project­tem­plate Creator lieben. Ein Tool zum Download, das nach Eingabe eines Projekt­namen und der Projekt­laufzeit auto­ma­tisch einen Projektplan in Excel erstellt. Die viel­fäl­tigen Einstel­lungen, etwa die Wahl zwischen Tages‑, Wochen- oder Monats­ka­lender, scheinen am Anfang etwas erschlagend. Wer einen simplen Projektplan möchte, in dem Aufgaben, Subtasks, Lauf­zeiten der Aufgaben, Status und Fort­schritt einge­geben und visua­li­siert werden, kann die Einstel­lungen aber erst einmal igno­rieren. Über­sicht­liche, anspre­chende Excel-Tabellen in kurzer Zeit: Ein prak­ti­sches Tool, gesehen im Kultur­ma­nagement Blog.

Gemeinsame Text­be­ar­beitung

etherpad

etherpad ist ein kleines Tool, welches die gemeinsame und zeit­gleiche Arbeit an einem Dokument ermöglicht.

Was jetzt nutzen?

So viele Tools und noch keine Idee, was das Richtige ist? t3n hat verschiedene Tools zu Projekt­ma­nagement und Aufga­ben­or­ga­ni­sation verglichen. Und einen kurzen Über­blickt über 11 verschiedene To-Do-Tools bietet auch suitApp. Beachten solltet ihr immer Daten­schutz-Aspekte, wenn ihr in digi­talen Tools kommu­ni­ziert. Was darf dort geteilt werden, welche Daten solltet ihr nicht über diese Tools verbreiten? Das muss im Team geklärt werden.

Wissens­ma­nagement

Wikis

In orga­ni­sa­ti­ons­in­ternen Wikis kann das Wissen der Mitar­bei­tenden und Ehren­amt­lichen gespei­chert werden. Dafür wird eine Wiki-Software und Webspace benötigt. Diese Liste zeigt kostenlose Wiki-Software.