Ob die Jubiläumsfeier der Stiftung, die Vereinsparty oder das Fundraising-Dinner: Veranstaltungen wollen organisiert werden. Als Veranstaltungsplaner bist du für die kleinen Details verantwortlich und checkst ständig den Gesamtfortschritt. Du jonglierst all die Aufgaben geschickt und gibst die Bälle weiter an die Verantwortlichen. Du sprudelst vor Ideen, improvisierst wie aus der Kanone geschossen, denkst an alles und immer.
Ganz schön anstrengend.
Aber du bist nicht allein. Kleine Helferlein unterstützen dich dabei, Veranstaltungen für deinen Verein, deine Stiftung oder deine Initiative zu planen:
Ideen für Veranstaltungen finden
Schon wieder eine Podiumsdiskussion? Noch eine Konferenz? Meine Liste mit Veranstaltungsformaten liefert dir neue Ideen für Veranstaltungen in deinem Verein.
Ein Leitfaden für die Veranstaltungsplanung
Du suchst nach einem Leitfaden, an dem du dich entlanghangeln kannst?
Die Stiftung Mitarbeit stellt dir eine Online-Praxishilfe an die Seite. Sie ist für Vereine und Initiativen gedacht und berücksichtigt damit wichtige Aspekte für Nonprofit-Organisationen. Auf einer übersichtlichen Seite findest du alle Themen rund um die Veranstaltungsplanung, von der Finanzierung bis zu Verträgen. Viele wichtige Fragen sind aufgelistet, so dass du sie dir notieren und in deinem Planungsteam beantworten kannst. Diese Arbeitshilfe bringt dir am meisten, wenn du sie zu Beginn durchliest und alle wichtigen Punkte notierst. (Leider sind es viele kurze Unterartikel, so dass du dich ganz schön durchklickst. Liest du lieber Print ohne viel zu klicken? Dann bestelle dir doch die Broschüre für 5 Euro.)
Checklisten
Einfach an alles denken, Details abchecken und wissen, wer was macht: Mit Checklisten planst du Veranstaltungen viel leichter. In diesem Artikel findest du drei Checklisten, die unterschiedliche Anforderungen abdecken.
Detaillierteste Checkliste, damit du an alles denkst:
Die detaillierteste Checkliste bietet der Freiwilligenserver Niedersachsen. Da die Checkliste als Word-Datei zur Verfügung steht, kannst du sie an deine Zwecke anpassen. Die Liste ist als Tabelle angelegt, übersichtlich und du kannst direkt eintragen, wer bis wann für welche Aufgabe zuständig ist. Sie enthält viele Details zu allen Bereichen der Veranstaltungsorganisation: von der Ausstattung des Veranstaltungsraums bis zur Abrechnung.
Grobe Übersicht über alle Aufgaben & mit wichtigen Hinweisen & Tipps:
Die Checkliste zur Veranstaltungsplanung des Haus des Stiftens ist eher grob gehalten und enthält alle großen Aufgaben, die bei der Veranstaltungsorganisation anfallen. Zum Beispiel die Kostenaufstellung, Locationplanung und Pressearbeit. Zu jeder Aufgabe gibt dir das Haus des Stiftens Hinweise und Tipps, z. B. was auf die Einladung muss, wann Veranstaltungen GEMA-anmeldepflichtig sind oder welche Kosten entstehen. Die Liste ist sehr übersichtlich und steht als Tabelle zur Verfügung.
Oder selbst eine Checkliste erstellen?
Welche Checkliste du verwendest oder ob du dich nur an einer orientierst und eine eigene bastelst, ist eine Typ-Frage und hängt von deiner Veranstaltung ab. Auf jeden Fall machen Checklisten die Veranstaltungsplanung wesentlich einfacher. Du musst nicht mehr alles im Kopf haben und hast einen zentralen Platz, wo du alles notierst, was dir in den Sinn kommt.
