Check­liste für Vereins­sit­zungen mit neuen Ehren­amt­lichen

Check­liste für Vereins­sit­zungen mit neuen Ehren­amt­lichen

Dieser Artikel gibt Tipps und Anre­gungen, wie erreicht wird, dass sich die Ehren­amt­lichen zu Beginn ihres Enga­ge­ments wohl­fühlen.

Diese Check­liste für Sitzungen/Besprechungen, bei denen neuen Ehren­amt­liche anwesend sind, bedeutet ggf. einen Mehr­aufwand bei einzelnen Treffen, wie z.B. die Erklärung von Abkür­zungen. Da hilft es, sich die Vorteile klar zu machen: Wenn die Neuen dabei­bleiben, können die Aufgaben in der Gruppe auf mehr Ehren­amt­liche aufge­teilt werden. Einzelne können entlastet werden. Ja, ein Treffen dauert so viel­leicht eine Vier­tel­stunde oder zwanzig Minuten länger. Die Neuen jedoch werden sich viel­leicht mit vielen Stunden ehren­amt­licher Arbeit betei­ligen.

Vor dem Treffen

  1. Will­kommens-Hand­rei­chung erstellen

Es bietet sich an, eine Will­kommens-Hand­rei­chung zu erstellen. Diese enthält folgende Infor­ma­tionen:

  • Vorstellung des Vereins in einigen kurzen Stich­punkten (Was macht der Verein? Wie oft? Wer macht was? Gibt es verschiedene Arbeits­gruppen oder Verant­wort­liche für bestimmte Bereiche?)
  • Website, E‑Mail-Adresse(n), Social Media Präsenzen des Vereins
  • Kontakt­daten des Grup­pen­leiters und ggf. der Zustän­digen für verschiedene Bereiche (z.B. Öffent­lich­keits­arbeit, bestimmte Projekte)
  • Will­kom­mens­bot­schaft an mögliche neue Ehren­amt­liche: „Wir freuen uns, dass du/Sie Interesse haben, bei uns mitzu­wirken. …“
  • Mögliche Aufga­ben­be­reiche für Ehren­amt­liche
  • wichtige interne Abkür­zungen, wenn diese häufig ange­sprochen werden

Zu Beginn des Treffens

  1. Die Neuen explizit begrüßen und will­kommen heißen
  2. Ermu­tigen, Fragen zu stellen
  3. Beschwich­tigen: Enga­gement ist frei­willig, man muss nicht gleich Verpflich­tungen eingehen. Das verhindert, dass die Ehren­amt­lichen von dem Gefühl der Verpflich­tungen über­wältigt werden. Die Ehren­amt­lichen am Anfang nicht zu sehr in Aufgaben drängen. Das kann negativ wirken, weil die Ehren­amt­lichen sich bedrängt fühlen.
  4. Aber: „Wir freuen uns über Enga­gement“
  5. Wenn genug Zeit ist, und die Gruppe nicht zu groß: Neue und Grup­pen­mit­glieder stellen sich kurz vor
  6. Verteilung der Will­kom­mens­hand­rei­chungen an die Neuen

Während des Treffens

  1. Bei Diskus­sionen: Evtl. Meinung der Neuen erfragen, dabei nicht drängen. Manche hören in den ersten Sitzungen lieber zu und nehmen die Infor­ma­tionen auf. Später betei­ligen sie sich dann. Aber nach der Meinung zu fragen, zeigt die Wert­schätzung der Neuen beim Treffen und gibt die Möglichkeit, sich einzu­bringen.
  2. Bei Diskus­sionen Vorschläge, die die Neuen machen, möglichst nicht einfach mit „Hatten wir schon mal, hat nicht funk­tio­niert“ oder „Das machen wir hier nicht“ abtun. Ein Alter­na­tiv­vor­schlag ist: Versuchen, den Vorschlag zu würdigen, und sachlich zu erklären, inwiefern die Umsetzung dieser Idee nicht funk­tio­niert hat.
  3. Nutzung von vielen internen Abkür­zungen vermeiden. Besonders rele­vante kurz erklären. Auch dies zeigt die Wert­schätzung der Neuen und hilft, sich zu orien­tieren.
  4. Bei klei­neren Aufgaben: Gerne auch die Neuen fragen, ob sie schon etwas über­nehmen wollen. Aufpassen, dass die Neuen nicht in die Aufgaben gedrängt werden, sondern so formu­lieren, dass auch ein Nein geant­wortet werden kann. Wer aktiv werden möchte, ergreift die Chance, wenn ihm Aufgaben geboten werden. Viel­leicht möchte man sich den Verein aber erst einmal genau ansehen, bevor man aktiv wird. Die Neuen erleben so ein ange­nehmes Klima im Verein, in dem sie nicht in etwas hinein­ge­drängt werden. Später über­nehmen sie eher auch „unliebsame“ oder kurz­fristige Aufgaben, wenn sie sich mit dem Verein iden­ti­fi­zieren.

Zu Ende des Treffens

  1. Notieren der Kontakt­daten für die Aufnahmen in den Aktiven-News­letter des Vereins, und ggf. in die Social Media Gruppe
  2. Neue verab­schieden und zur nächsten Sitzung einladen: „Wir hoffen, dass du wieder kommst“

Die Aner­kennung ehren­amt­lichen Enga­ge­ments fängt bei der Begrüßung und der ersten Sitzung an. Manche Hinweise klingen viel­leicht logisch, werden aber in der Praxis meiner Erfahrung nach oft nicht umge­setzt, wie z.B. die Verwendung von Abkür­zungen. Natürlich ist vieles nicht so einfach umzu­setzen, auch weil die Vereins­sit­zungen in einem Team statt­finden, und nicht jeder dieselben Auffas­sungen hat. Diese Liste soll als Anregung dienen, über ein ange­nehmes und offenes Klima beim ersten Treffen für poten­zielle Ehren­amt­liche nach­zu­denken.

Hast du Erfah­rungen bei deiner ersten Vereins­sitzung gemacht, die förderlich für dein Enga­gement waren? Oder warst du schon bei einem Verein in einer Sitzung und hast dich danach gegen ein Enga­gement entschieden? Was waren deine Gründe? Was denkst du, ermutigt und ermuntert Neue, in einem Verein ehren­amtlich aktiv zu werden? Teile deine Erfah­rungen und Gedanken mit uns in einem Kommentar!

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