Über diese Arti­kel­se­rie

Mitt­ler­weile sind fast jedem Enga­gier­ten Google Docs und doodle ein Begriff. Viele wei­tere Tools sind dage­gen weni­ger bekannt. Im Netz fin­den sich viele Tool­lis­ten, mit kos­ten­freien Tools, oft aber sind dar­un­ter Tools, die in der kos­ten­freien Basis­ver­sion so große Funk­ti­ons­ein­schrän­kun­gen haben, dass sie sich nicht mehr sinn­voll nut­zen las­sen. Daher stelle ich in mei­ner Arti­kel­se­rie Tools für den Non-Pro­fit-All­tag viele nütz­li­che, kos­ten­frei (sinn­voll) nutz­bare Tools vor.

Das ist die rich­tige Arti­kel­se­rie für einen ver­reg­ne­ten Sonn­tag­nach­mit­tag, an dem du außer auf dem Sofa sit­zen und Kaf­fee (wahl­weise Tee oder ein ande­res Getränk) nichts vor­hast. Denn viele der Tools, gerade die aus dem gra­fi­schen Bereich, laden dazu ein, her­um­zu­pro­bie­ren, aus­zu­tes­ten, der Krea­ti­vi­tät freien Lauf zu las­sen. Wenn du nicht weißt, was du suchst, dich aber über neue Tools freust, bist du hier rich­tig.

Da es schon so viele tolle Beschrei­bun­gen & Videos zu den meis­ten Tools gibt, ver­zichte ich hier auf aus­führ­li­che Erfah­rungs­be­richte. Statt­des­sen habe ich die Tools in Kate­go­rien sor­tiert und die Beschrei­bun­gen ver­linkt.

Die Tools

Nach­rich­ten­ba­sierte Zusam­men­ar­beit

Slack

Slack ist ein Tool, dass die Team­kom­mu­ni­ka­tion im Ver­ein erleich­tert. Zur Kom­mu­ni­ka­tion wer­den Chan­nels ein­ge­rich­tet, zu denen wie bei Whats­ap­p­grup­pen Per­so­nen hin­zu­ge­fügt wer­den kön­nen. Viele Funk­tio­nen wie die Suche und das Hoch­la­den von Dateien hel­fen etwa bei der Pla­nung von Som­mer­fes­ten. In der Basis­ver­sion ist Slack kos­ten­frei. Die­ses Video von erzähl davon gibt einen guten Ein­blick in Slack. Ihr könnt auch jede Menge andere Tools inte­grie­ren. Ver­knüpfe zum Bei­spiel Slack mit Trello: Im Slack-Chan­nel dis­ku­tiert ihr im Team eine Ent­schei­dung, jeder kann seine Mei­nung kund­ge­ben. In Trello tragt ihr am Ende ein, wel­che Ent­schei­dung ihr getrof­fen habt und wer wel­che Auf­ga­ben über­nimmt. So kön­nen auch Per­so­nen, die keine Zeit oder kein Inter­esse hat­ten, bei Slack mit­zu­dis­ku­tie­ren, die Ergeb­nisse anse­hen.

Stride

Stride ist eine Alter­na­tive zu Slack. Die Basis­ver­sion ist für eine unbe­grenzte Nut­zer­zahl, wie Slack, kos­ten­frei. Die­ser Arti­kel zeigt die Vor- und Nach­teile von Stride. Auch bei Trello las­sen sich viele andere Apps inte­grie­ren.

Sid

Sid ist eine wei­tere Alter­na­tive zur Kom­mu­ni­ka­tion im Team mit beson­ders hohem Daten­schutz. Die Nach­rich­ten wer­den ver­schlüs­selt gesen­det, dar­über hin­aus wer­den die Daten nicht in einer Cloud (also auf irgend­ei­nem Ser­ver), son­dern auf den Gerä­ten des Teams gespei­chert. Dafür ver­fügt Sid zur­zeit noch über einen sehr viel gerin­ge­ren Funk­ti­ons­um­fang als Slack oder Stride. Die­ser Arti­kel stellt Sid vor. Auch Sid ist kos­ten­frei.

Lis­ten-basierte Tools

pro­duc­teev

In pro­duc­teev kön­nen Pro­jekte über To-Do-Lis­ten orga­ni­siert wer­den. Alle Per­so­nen, die z.B. in einem Ver­ein aktiv sind, wer­den dem Net­work hin­zu­ge­fügt. Inner­halb die­ses Net­works unter­schied­li­che Pro­jekte, die jeweils aus einer To-Do-Liste bestehen. Die ein­zel­nen To-Do’s las­sen sich mit Infor­ma­tio­nen ver­se­hen, etwa Dead­lines, Schlag­wör­tern (Labels), Prio­ri­tä­ten und Per­so­nen, die für die Auf­ga­ben zustän­dig sind. Benach­rich­ti­gun­gen auf dem Smart­phone oder per E-Mail hel­fen, die Dead­lines nicht zu ver­ges­sen. Nach die­sen Infor­ma­tio­nen kann auch gesucht wer­den. Zum Bei­spiel ist das nütz­lich, wenn alle Auf­ga­ben einer Per­son an eine andere über­ge­ben wer­den sol­len. Die­ses Video stellt die Funk­tio­nen von pro­duc­teev vor (auf Eng­lisch). In dem Video ist noch eine begrenzte kos­ten­freie Nut­zer­zahl ange­ge­ben, mitt­ler­weile umfasst die kos­ten­lose Ver­sion eine unbe­grenzte Nut­zer­zahl.

Asana

asana ist ein wei­te­res Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool, wel­ches auf Lis­ten basiert. Auf­ga­ben kön­nen erstellt und Per­so­nen zuge­teilt, Unter­auf­ga­ben hin­zu­ge­fügt, Dead­lines ein­ge­tra­gen und die Auf­ga­ben kom­men­tiert wer­den. Der Upload von Dateien macht diese immer zu der rich­ti­gen Auf­gabe ver­füg­bar. Die­ser Arti­kel stellt Asana vor. In der kos­ten­freien Ver­sion kön­nen aller­dings nur 15 Per­so­nen an einem Pro­jekt arbei­ten. Asana kann zum Bei­spiel für einen Redak­ti­ons­plan genutzt wer­den.

Trello

Trello ist ein Tool für Auf­ga­ben- und Pro­jekt­ma­nage­ment. Die Auf­ga­ben sind auf Kar­ten ange­ord­net, wel­che Per­so­nen zuge­ord­net wer­den und in Spal­ten sor­tiert wer­den kön­nen. Wei­tere Funk­tio­nen sind u.a. Check­lis­ten, Kom­men­tare und Datei­an­hänge. erzähl­da­von erklärt, wie sich Trello zum Bei­spiel für Redak­ti­ons­pläne nut­zen lässt. Einen Ein­blick in die Funk­tio­nen gibt auch die­ser Arti­kel. Trello ist in der Basis­ver­sion für unbe­grenzte Lis­ten und Mit­glie­der kos­ten­los.

Meis­ter­task

Meis­ter­task ist eine Alter­na­tive zu Trello. Die Daten lie­gen hier statt auf Ser­vern in den USA auf Ser­vern in Frank­furt. André Nün­ning­hoff hat Trello und Meis­ter­task ver­gli­chen. Ein Video von Jes­sica Ebert zeigt außer­dem die Funk­tio­nen von Meis­ter­task. Meis­ter­task ist für unli­mi­tierte Pro­jekte, Auf­ga­ben und Pro­jekt­mit­glie­der kos­ten­los.

Wun­der­list

Auch in Wun­der­list kön­nen To-Do-Lis­ten erstellt und in Ord­ner grup­piert wer­den. Die Lis­ten kön­nen mit ande­ren geteilt, die Auf­ga­ben Per­so­nen zuge­wie­sen wer­den. Wun­der­list zeich­net sich durch ein ein­fa­ches Design aus. Der Funk­ti­ons­um­fang ist gerin­ger als etwa der von pro­duc­teev. Zum Bei­spiel kön­nen To-Do’s nur mit Stern­chen prio­ri­siert wer­den, und nicht in meh­re­ren Stu­fen.

todoist

todoist bie­tet eben­falls die Mög­lich­keit, To-Do-Lis­ten zu erstel­len. Lars Bobach zeigt, wie er todoist für seine per­sön­li­che Auf­ga­ben­ver­wal­tung nutzt. Für Teams ist todoist nur begrenzt ver­wend­bar, u. a. da nur 5 Per­so­nen in der kos­ten­freien Ver­sion an einem Pro­jekt arbei­ten kön­nen.

more­ga­nize

Kleine, nütz­li­che Hel­fer­lein bie­tet more­or­ga­nize. Dar­un­ter eine Mög­lich­keit, gemein­sam To-Do-Lis­ten ohne eine Regis­trie­rung zu erstel­len. Nach­dem die Liste ein­mal erstellt wurde, kann der Link per E-Mail oder über andere Kom­mu­ni­ka­ti­ons­wege wei­ter­ge­ge­ben wer­den. Jeder, der den Link hat, hat Zugriff auf die Liste und kann To-Do’s hin­zu­fü­gen, Kom­men­tare dazu schrei­ben und Auf­ga­ben über­neh­men. Die Bedie­nung ist sehr ein­fach und intui­tiv. Nicht immer braucht man gleich ein gan­zes Tool, wo sich jeder regis­trie­ren und erst­mal ein­ar­bei­ten muss. Wer kein gan­zes Pro­jekt, son­dern viel­leicht nur einen kur­zen Work­shop mit exter­nen Trai­nern oder eine kleine Aktion plant, für den ist die­ses Tool das Rich­tige.

Pro­jekt­ma­nage­ment-Unter­stüt­zer

Excel Pro­jec­t­tem­plate Crea­tor

Pro­jekt­ma­na­ger nut­zen häu­fig Excel, etwa um GANTT-Charts zu erstel­len. Wer Tabel­len den hier vor­ge­stell­ten Pro­jekt­man­ge­ment-Tools vor­zieht, wird den Excel Pro­jec­t­tem­plate Crea­tor lie­ben. Ein Tool zum Down­load, das nach Ein­gabe eines Pro­jekt­na­men und der Pro­jekt­lauf­zeit auto­ma­tisch einen Pro­jekt­plan in Excel erstellt. Die viel­fäl­ti­gen Ein­stel­lun­gen, etwa die Wahl zwi­schen Tages-, Wochen- oder Monat­s­ka­len­der, schei­nen am Anfang etwas erschla­gend. Wer einen simp­len Pro­jekt­plan möchte, in dem Auf­ga­ben, Sub­tasks, Lauf­zei­ten der Auf­ga­ben, Sta­tus und Fort­schritt ein­ge­ge­ben und visua­li­siert wer­den, kann die Ein­stel­lun­gen aber erst ein­mal igno­rie­ren. Über­sicht­li­che, anspre­chende Excel-Tabel­len in kur­zer Zeit: Ein prak­ti­sches Tool, gese­hen im Kul­tur­ma­nage­ment Blog.

Gemein­same Text­be­ar­bei­tung

ether­pad

ether­pad ist ein klei­nes Tool, wel­ches die gemein­same und zeit­glei­che Arbeit an einem Doku­ment ermög­licht.

Was jetzt nut­zen?

So viele Tools und noch keine Idee, was das Rich­tige ist? t3n hat ver­schie­dene Tools zu Pro­jekt­ma­nage­ment und Auf­ga­ben­or­ga­ni­sa­tion ver­gli­chen. Und einen kur­zen Über­blickt über 11 ver­schie­dene To-Do-Tools bie­tet auch sui­t­App. Beach­ten soll­tet ihr immer Daten­schutz-Aspekte, wenn ihr in digi­ta­len Tools kom­mu­ni­ziert. Was darf dort geteilt wer­den, wel­che Daten soll­tet ihr nicht über diese Tools ver­brei­ten? Das muss im Team geklärt wer­den.

Wis­sens­ma­nage­ment

Wikis

In orga­ni­sa­ti­ons­in­ter­nen Wikis kann das Wis­sen der Mit­ar­bei­ten­den und Ehren­amt­li­chen gespei­chert wer­den. Dafür wird eine Wiki-Soft­ware und Webspace benö­tigt. Diese Liste zeigt kos­ten­lose Wiki-Soft­ware.

 

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